Kuidas vormistada kirja?
Tere tulemast artiklisse, kus räägime kuidas vormistada kirja nii, et see oleks mõistetav ja professionaalne. Sõnumi edastamisviis on oluline osa igapäevaelust, seetõttu on oluline teada, kuidas kirja vormistada, et selle sisu oleks organiseeritud ja kergesti loetav.
Alustuseks, peab olema teada, kuidas alustada kirja. Hea algus on esimene samm, et tagada lugeja tähelepanu. Alusta kirja juhtlausega, mis köidab lugeja tähelepanu ja paneb teda edasi lugema. Parim on luua juhtlause seoses kirja sisuga. Näiteks: “Tere! Tutvustame teile uut toodet, mis muudab teie elu lihtsamaks.”
Pealkiri ja logo on oluline osa kirja vormistamisel. Pealkirjana kasuta lihtsat ja selget lauset, mis kirjeldab kirja sisu, näiteks: “Uus toode, mis muudab elu lihtsamaks.” Logo peaks olema professionaalne, võimaldades seeläbi tõsisemat mõju.
Järgmine oluline osa on sisu struktuur. Kui teemaks on midagi konkreetset, siis on soovitatav see jagada alateemadeks, et muuta sisu selgeks ja ülevaatlikuks. Alateemad võib eraldada erinevate pealkirjade vahel, nii saab lugeja kiiresti leida osa, mida ta tahab lugeda.
Sisu võib ka välja tuua erinevatele kirjaviisidele vastavalt sellele, kes vastu võtab kirja. Informaalne kirjastiil sobib paremini sõbrale või kolleegile, samal ajal kui formaalne kirjastiil sobib paremini ametiasutusse või mõnele ettevõttele. Kuid isegi formaalne kirjastiil võiks olla lihtne ja professionaalne, et tagada lugeja arusaam.
Kirja sisu kõiki punkte tuleb põhjalikult kaaluda. Vältida üksikasjade tagaajamist, tulenevalt lugeja mugavusest, tuleb esitada ainult oluline teave. Samuti võib lisada mõne põhjenduse, miks saadetu on oluline, ja mis võib sellega kaasneda.
Oluline on jääda konkreetseks ja esitatud punktidele keskenduma. Kirjalisi adresseerimisi tuleb kasutada juhul, kui kirjas olevatele vastuvõtjatele võib olla mitu vastuvõtjat. Samuti on soovitatav kirjutada kogu sisu võimalikult selgelt, ilma segadust tekitavate sõnumite ja sõnakatkestusteta.
Lõpus on aeg kokkuvõtte tegemiseks. Pea kokku kõik peamised punktid ja pane need ülevaatlikult kirja, et lugeja leiaks tervikpildi. Samuti saate lõpus esitada küsimuse, mis pöörab lugeja tagasi sisu juurde, või anda idee edasiseks, kuid tehes seda lühidalt ja selgelt.
Kokkuvõtvalt, kirja vormistamine on organisatsiooni alus, mis muudab sõnumi edastamise lihtsaks ja professionaalseks. Ära unusta alustada selgelt ja lihtsalt, pea kirja sisu korrapäraseks ja keskendu peamistele punktidele. Samuti väärib kirja lõpuosas kõikide punktide taasläbivaatamine ja korrapärane kokkuvõte. Kui järgid kõiki kirja vormistamise näpunäiteid, saad edu tagada oma sisu sõnumi edastamisel. Head kirjutamist!