Kuidas kirjutada e-kirja: Kõik, mida pead teadma
E-kirjad on tänapäeval üks levinumaid kommunikatsioonivahendeid nii äris kui ka eraelus. E-kirju saadetakse ja vastu võetakse igapäevaselt ja üha enam kasutatakse neid ka töökeskkonnas koosolekute asemel. Kui sa aga pole kindel, kuidas korrektselt e-kirja kirjutada, siis see artikkel on just sulle.
E-kirja fookus
Esimene asi, millele mõelda e-kirja kirjutamisel, on fookus. Sa pead mõtlema, miks sa kirjutad e-kirja ja millist vastust sa ootad. Kas sa saadad seda võimaliku tööandja poole, tutvustades enda kogemusi? Või palud sa hoopis töökaaslaselt mingit informatsiooni?
Nii kui eesmärk on teada, on ka lihtsam antud e-kiri kirjutada. Kui sa tead, mida sa tahad konkreetse kirja abil öelda, siis suudad sa seda ka lühidalt ja selgelt väljendada.
Teemarida
Teemarida on esimene asi, mida saaja loeb. Siit saab ta esimese ülevaate kirja sisust. Teemarida peaks olema konkreetselt seotud e-kirja sisuga, kuna see aitab saajal aru saada, millest e-kiri räägib.
Kui sa pole kindel, mida teemarida panna, siis oleks soovitatav kaaluda järgmisi punkte:
– Püüa teha seda lühidalt ja kutsuvalt
– Käi täpselt välja põhiteema
– Võimalusel lisa ka märksõna, mis on seotud kirjaga.
Lisaks on teemareale ülioluline alati tähelepanu pöörata, kuna paljud inimesed otsustavad teemareaga selle kohta, kas nad avavad kirja või mitte.
Eesmärk
Nagu eespool mainitud, peaks e-kirja eesmärk olema kirjutatud juba teemareale, kuid võta aega, et seda ka kirja sees korrata. Sellega aitad saajal aru saada, mida sa tahad nendega jagada või mõne küsimusega vastust saada.
Keel
Keel, mida sa kirjas kasutad, sõltub sellest, kellele sa kirjutad ja millist sa esindad. Tööalases keskkonnas peaksid sa kasutama ametlikumat keelt (kui see pole kokkulepitud teisiti), kuid eraelus võid sa kasutada vabamat keelt.
Mõned näpunäited:
– Kasuta lihtsat keelt. Ei ole vaja kasutada keerulisi sõnu, kui nendest aru saamiseks peab lugema mitu korda.
– Kasuta aktiivset kõneviisi. See muudab kirja lihtsamaks lugeda ja selgemaks teha, kes vastutuse võtab.
– Kasuta konkreetseid sõnu. Õigeid sõnu kasutades saad olla kindel, et su sõnum jõuab õigesti kohale.
Stiil
Palju e-kirju loetakse telefoni või sülearvuti ekraani pealt, mistõttu peaks e-kiri olema disainitud nii, et see oleks lihtne ja selge lugeda. Kasuta järgmisi näpunäiteid, et muuta see veelgi lihtsamaks:
– Kasuta lõike, et muuta lugemine lõbusamaks.
– Ära kasuta liiga palju kirjasuuruseid.
– Kasuta tuttavaid fonte.
– Kui võimalik, vormista tekst nummerdatud punktidena.
Pikkus
Kui sa ei ole kindel, kui pikaks e-kirja võiks kirjutada, siis mõtle saajale: mida teine inimene tahab kuulda? Kui teema nõuab pikemat rääkimist, siis lisa informatsiooni kirja lõpus materjalina. Kui teema on lihtne ja lühike, piisab ka paarist lausest.
Viited ja allikad
Kui sa kasutad viiteid (näiteks teise inimese töö või mõne teise lingi poole, kuhu tahaksid inimest suunata), siis lisa need selgelt kirja lõppu. Samade reeglite kohaselt lisa ka oma allkirja, kuna see annab saajale tunnet, et sa oled tõepoolest inimene, kellega suhtlemine on tähtis.
Kokkuvõtvalt
E-kirjade kirjutamine pole midagi uut ning paljud inimesed tegutsevad sellel alal väga professionaalselt. Kuid püüa hoida artikkel lõpus olevate näpunäidete ja põhitõdedega meeles, milline on hea e-kiri. Kasuta lühikesi lauseid, ole konkreetne, jäta mulje, et teine inimene on oluline ning jälgi keelt ja stiili.
Loodetavasti oled saanud uusi mõtteid, kuidas edaspidi paremaid kirju kirjutada. Proovi seda järgmine kord, kui saadad e-kirja kolleegile, sõbrale või kellelegi tähtsale. Võid olla kindel, et ka saajal on rõõm sinu kirjast!