Kuidas kirjutada kirja
Kirjutamine on oskus, mida saame kõik õppida. Kuid kui tegemist on ametliku kirjaga, on oluline järgida teatavaid stiili- ja vorminõudeid, et tagada selgus ja vastuvõetavus. Käesolevas artiklis vaatleme, kuidas kirjutada ametlikku kirja, et see oleks selge, professionaalne ja konkreetne.
Valige sobiv paber
Enne kirjutamist peate valima sobiva paberi. Tavaliselt kasutatakse ametlike kirjade jaoks A4 suurust paberit. Soovitav on valida valge värvusega ja veidi paksem paber, et kirja saaks hõlpsasti lugeda ja see näeks ametlik välja.
Kirja päis
Kõigepealt kirjutage spetsiifiline päis, mis sisaldab teavet selle kohta, kuhu või kellele kirja saadate. Mõned elementaarsed päised on järgmised:
Saaja nimi
Ettevõtte nimi ja tegevusala
Saaja aadress
Kuupäev
Teie aadress
Reaalselt kirjutate päise järgmisel kujul:
Jaanika Tamm
Firma X
Valge tn 1-3, Tallinn
31.10.2022
Reet Raju
Sinine tn 5, Tartu
Kirja sissejuhatus
Kui kirja adresseerimine on lõppenud, alustage sissejuhatusega. Sissejuhatuse peamine eesmärk on avaldada lühidalt, miks sa kirjutad, nii et äripartnerite ja teiste huvitatud poolte tähelepanu oleks pööranud. Alustage kättesaadava teabega, näiteks kasutage sissejuhatuseks sellist lauset nagu:
Ma kirjutan teile täna, et anda teile teada, et olen uue toote turule toomisega lõpusirgel.
Selgitage oma eesmärki
Pärast sissejuhatuse kirjutamist, selgitage oma kirja eesmärki täpselt ja lühidalt. Kui kirjutate ametlikku kirja, on oluline teha seda professionaalsel ja viisakal moel, et vältida igasuguseid võimalikke arusaamatusi. Mõned selle teema näited on järgmised:
Kuna oleme edukalt kaubelda siiani, on mul suur rõõm esitada teile meie järgmise kvartali tootmise kohta.
Ole konkreetne
Kirja kirjutades peate olema konkreetne ja üksikasjalikult selgitama, miks te kirjutate ja mida ootate. Kirjutasite ametlikku kirja, et muuta oma sõnum võimalikuks. Sellepärast on oluline olla selge, et vastaspool saaks teada, mida te temalt ootate. Siin on mõned näited erinevatest olukordadest:
Palun saada meile tagasisidet oma ettevõtte portaali kasutamise kohta.
Palun saatke meile tagasisidet oma uue toote kohta.
Palun edastage meile teave oma toodete ja hindade kohta.
Palun uurige oma ettevõtte konto seisundit.
Lõpeta kirja
Kirja lõpetamise käigus tuleb esile tuua kokkuvõte oma märksõnadest ja täiendada sõnumi selgust. Selles osas võite öelda näiteks:
Loodan, et saan teiega kiirelt tagasisidet meie ettevõtte portaali kasutamise kohta.
Olen põnevil, et saan teid tarkuseterasid jagama teie uuest tootest.
Ma ootan teie tagasisidet oma toodete ja hindade kohta.
Kahtlemata suudame seda küsimust lahendada koos teiega.
Allkiri
Kui olete oma kirja lõpetanud, lisage oma allkiri. Allkirjastamine muudab teie kirja ametlikumaks ja professionaalsemaks. Pange oma viisakas allkiri oma nime alla ja lisades oma ametikoha, millisesse firmasse te töötate.
Kontrollige kirja lõplikku läbilugemist
Kontrolli oma kirja veel kord täitma kirjavead, trükivead ja grammatilised vead. Kontrolli kõiki nimesid ja juhtumkoode. Kirjatarbija loeb kõiki kirjavigu hoolikalt enne, kui ta suudab edasi minna.
Kokkuvõtteks, kirjade kirjutamine on oskus, mida igaüks võib õppida. Ametlike kirjade kirjutamine nõuab aga teatud stiili- ja vorminõudeid, et selgelt ja korrektselt väljendada oma sõnumit. Kui järgite neid kirjutamissoovitusi, olete leidnud kindla viisi, kuidas kirjutada ametlikke kirju professionaalselt ja selgelt.