Kuidas koostada e-arvet
E-arvete koostamine on tänapäeva maailmas muutunud üheks hädavajalikuks osaks nii väikese kui ka suure ettevõtte jaoks. Elektroniikaseadsmete ja elektrooniliste seadmete arenguga on enamik ettevõtteid võtnud kasutusele e-arvete koostamise süsteemi, kuna see mitte ainult ei vähenda kulusid, vaid ka suurendab tööjõudluse tõhusust. Seega on e-arvete koostamine üsna lihtne protsess, mida igaüks saab õppida.
E-arvete koostamise põhialused
E-arvete koostamise protsessi jaoks on vaja mõningaid erinevaid vahendeid ja vastavat asjatundlikkust. E-arvete koostamiseks peate esmalt teadma arvete koostamise põhiaspekte. E-arve on elektrooniline arve, mis saadetakse või vastu võetakse elektroonilistes vormingutes.
E-arve koostamise vahendid
E-arvete koostamiseks on olemas mitu erinevat vahendit, mis võivad sõltuda ettevõtte kohalikest seadustest ja eelistustest. Kuid mõned üldised e-arvete koostamise vahendid on:
E-arvete tarkvara
Arveldustenetluse tarkvara
Raamatupidamistarkvara
E-arvetes aadresside määramise süsteem
Kuidas e-arveid koostatakse?
E-arvete koostamine võib erineda sõltuvalt kasutatavast süsteemist. Siiski on reeglid, mida tuleb iga e-arve koostamisel järgida. E-arvete koostamise käsiraamatud on saadaval paljudes keeltes, sealhulgas eesti keeles, kuid tuleb rõhutada, et peate valima vastava riigi õigusaktides sätestatud formaadi vastavalt oma ettevõtte vajadustele.
Kohustuslikud väljad
Arve number
Emitendi nimed ja andmed
Saaja nimed ja andmed
Kuupäev
Makse tähtaeg
Tasumise summa ja valuuta
Kirjeldus toodete või teenuste kohta
E-arve koostamise sammud
Järgnevad sammud tuleb täita, et koostada e-arve:
Valmistage ette e-arve väljalõige.
Sisestage vajalikud andmed nagu näiteks arve number, kuupäev, tasumise summa, tähtaeg, saaja nimi ja muu oluline teave.
Lisage kirjeldus toodete või teenuste kohta.
Kontrollige kogu arvet ja lisage vajadusel manused.
Saatke arve elektroonilises vormingus
E-arve edastamise meetodid
E-arved saate edastada järgmistel viisidel:
E-posti teel
Failide edastamine serverisse FTP protokolli kasutades
Erinevate veebipõhiste e-arvete edastamise teenuste abil.
E-arvede edastamine e-posti teel on kõige levinum meetod. Selles meetodis annab ettevõte saajale teavituse e-posti teel, sisestades e-kirja manusesse arve. E-kirja manuses sisalduvaid dokumente saab omakorda avada rakendustes, mis toetavad e-arvete avamist.
E-arvete koostamine ja saatmine raamatupidamisesüsteemides
Enamikul raamatupidamistarkvara programmides on sisseehitatud moodulid, mis võimaldavad teil luua, edastada ja vastu võtta e-arveid. Isee on väga mugav, kuna raamatupidamistarkvara programmide kasutajad ei pea eraldi e-arvete koostamise programmi kasutama. Kuid peate enne e-arvete edastamist oma raamatupidamistarkvara programmis kontrollima, kas lahendus vastab vajalikele nõuetele.
E-arvete juurutamise ajakava
E-arvete juurutamine võib võtta aega ja tugeva protsessijuhtimise. Seega tuleks e-arvete juurutamist alustada väikeste sammudega, et vältida probleeme süsteemi kasutuselevõtmisel. E-arvete juurutamise protsessi käigus peate kindlaks määrama esmaseid eesmärke, süsteemi planeerimisega algust tegema, süsteemi arendustööd alustama ja sellele rakendustestis kasutama.
Kokkuvõte
Selle artikli kohaselt on e-arvete koostamine väga oluline ettevõtete jaoks, kes soovivad säästa aega ja raha. Seetõttu on e-arvete koostamine muutunud üheks kõige olulisemaks protsessiks, mida tuleks võtta arvesse iga ettevõtte tegevuskavas. E-arvete koostamise võti on õppida arvete koostamise põhialuseid, kasutada õiggne e-arvete tarkvara, austada nõudeid ja kasutada õigeid edastamisviise. Kõigi nende punktide järgimine tagab õige e-arvete koostamise ning sujuva ettevõtte raamatupidamise.