Kuidas kirjutada ametlikku kirja – Olulisemad nõuanded ja juhised
Ametliku kirja kirjutamine võib olla üks peamisi väljakutseid, millega paljud inimesed kokku puutuvad. Sõltumata sellest, kas peate kirjutama ametlikku kirja tööandjale või organisatsioonile, piisavalt hästi ilma vigade ja ebatäpsusteta kirjutamine võib tunduda keeruline ülesanne. Sellepärast oleme koostanud selle artikli, et aidata teil õppida, kuidas kirjutada suurepärane ametlik kiri.
Üldine vorming ametliku kirja kirjutamiseks
Enne kui kirjutate oma ametlikku kirja, on oluline teada kirja üldist vormingut. Teades, kuidas ametliku kirja vormistada, aitab teil kirjutada selge ja tõhus kirja. Selles artiklis selgitame tänapäevase päeva ametliku kirja vormingu ülesehitust, piisavalt üksikasjalikult, et selgitada meie lugemislehe „kuidas kirjutada ametlikku kirja“.
Pealkiri või päis
Ametliku kirja kirjutamisel on esimene samm pealkirja või päise lisamine kirja lehele. Pealkirja saab kirjutada kahel erineval viisil, sõltuvalt sellest, kas teate saaja nime.
Kui teate saaja nime, kasutage järgmist pealkirja vormingut:
Härra (esimese nime) Perenimi (saajale mees)
Või
Proua (esimese nime) Perenimi (saajale naine)
Kui te ei tea saaja nime, võite pealkirjana lisada lihtsalt:
Austatud saaja
Kuupäev
Järgmine samm on kuupäeva lisamine kirjale. Kuupäeva paigutamine õigele positsioonile on oluline, et saaja saaks teada, millal kirja saite või kui olete tagatud kirja vastamiseks.
Kuupäeva saab lisada järgmiselt:
21. aprill 2021
Või
2021. aasta aprill 21
Saaja aadress
Kui olete sisestanud kuupäeva, on järgmine samm lisada saaja aadress. See osa on väga oluline, et teie kiri jõuaks õige inimeseni. Koos saaja aadressi lisamisega lisage ka vastava ettevõtte või organisatsiooni nimi.
Nt:
XYZ Ettevõte
Kõrge tänava äärne 20
Tallinn, 13580
Eesti
Esimesed read
Pärast saaja aadressi lisamist sisestage mõned esimesed read, mis toovad kuradit välja, miks kirjutate oma kirja. Ülal toodud konkreetsemat näidet järgides võib esimesed read välja näha järgmised:
Austatud saaja
Olen selle kirjaga kirjutamas, sest ma sooviksin saada rohkem teavet Teie ettevõtte kohta ja kaaluda võimalust koostööks.
Sissejuhatus
Kui olete lisatud ametliku kirja raamistikule, mis sisaldab päist, kuupäeva, saaja aadressi ja esimesi ridu, on järgmine samm lisada sissejuhatus, et tutvustada oma kirja teemat. Sissejuhatusega võite alustada otsekohese avaldusega, mis annab mingi tausta. Näiteks:
Sooviksin julgelt alustada, rääkides Teile sellest, mis mind inspireeris Teie ettevõtte kohta rohkem teada uurima.
Sisu
Peale ametliku kirja raamistiku lisamist, olete valmis alustama ametliku kirja kirjutamist. Pidage meeles, et ametliku kirja kõige olulisem omadus on selgus. Kirjutage oma kirja sisu selgelt ja selgelt, et teid ei mõistetaks valesti.
Kui kirjutate ametlikku kirja, kasutage teid ametlikke keeles või vorme – need aitavad tugevdada Teie kirja sisu. Samuti on oluline, et oma kirjas oleks personaliseeriv lähenemine ning oleks rakendatud keerukate terminite kasutamine vastuvõetaval tasemel, et teie sõnum saaks teile pakutavatele inimestele arusaadavaks.
Kokkuvõte
Peale sisu lõpetamist on oluline lisada hinnanguline kokkuvõte, milles tuleks tegeleda selliste elementidega nagu lisateavet selle kohta, mida ootate võimalikuks vastuseks, teie kontaktandmed või järgmise tegevuse jaoks soovitatavad sammud.
Kokkuvõte osana tehke selleks ka hilinenud lõpp