Kuidas kirjalikult jagada – olulised sammud ja tehnikad
Teade sai saadetud. Aga mis tunne on nüüd? Tundub, et sinu tähtsad sõnumid jäävad siltide kihi alla, mis hoiavad neid sinu isiklikus meilikastis kaasas. Või kanduvad su kirjad asjade unustamise karpi? Äkinädalavahetuse infovahetus, töö kasvav ajakava ja suhtlemine kodus asuvate lähedastega jätavad sulle sageli mulje, et sa ei ole üldse kirjalikult jagamiseks valmis. Aga kui see lähenemine muutuks? Kuidas saaksid sa oma kirjalikust sidevõimest paremat kasu?
Kirjalikult jagamine on iga organisatsiooni ja suhtlemisviisi puhul kriitilise tähtsusega. Olgu see siis koodijupike või mahukas pakkumus, efektiivne kirjalikult jagamine eeldab, et sa oled oma publiku poolt mõistetav ja et nad saavad aru su sõnumist.
Käesolev artikkel annab ülevaate sammudest ja tehnikatest, mis aitavad sinul paremini oma kirjaliku suhtlusega hakkama saada.
Mõtle enne, kui kirjutad
Enne kui hakkad oma kirjalikku teadet koostama, mõtle läbi, mis on sinu eesmärk ja kes on sinu publik. Sa pead teadma, millist stiili ja keelt oma kirjas kasutada, et see oleks mõistetav ja su publiku poolt hästi vastu võetav.
Koosta oma sõnumi põhisisu
Kuna sa oled oma eesmärgid ja publiku juba paika pannud, siis koosta nüüd oma sõnumi põhisisu. Järgi kuldreeglit „vähem on rohkem“. Hoia oma sõnum lühike, selge ja konkreetne.
Ole struktureeritud
Struktuur on ülioluline, kui sa tahad oma sõnumit edukalt edastada. Jaotades oma sõnumi lõikudeks, pealkirjadeks ja alapealkirjadeks muutub see loogilisemaks ja arusaadavamaks. Sel moel saavad inimesed paremini hoomata oma sõnumi sisu.
Kasuta konkreetseid näiteid
Parim viis oma sõnumi mõistetavaks tegemiseks on kasutada praktilisi näiteid ja kirjeldusi. Näited ja kirjeldused aitavad positiivsel moel rõhutada sinu kirjas sisalduvat ideed ja muudavad sõnumi käegakatsutavamaks.
Kasuta lihtsat keelt
Lihtne ja selge keel on võti selleks, et sinu sõnum oleks su publiku poolt mõistetav. Kasuta lihtsaid sõnu, kuid ära muuda oma sõnumit liiga trivialiseerituks ja alavääristavaks.
Pööra tähelepanu sõnumi esitlemisele
Kirjalikult jagamine ei tähenda ainult sõnumi sisu, vaid ka selle esitlemist. Paiguta pealkirjad ja alapealkirjad just õigetesse kohtadesse, hoia oma sõnum organiseerituna ja vastavalt selget teksti mahtu kasuta piltide, diagrammide või graafikute abil.
Jäta oma sõnumiga kaasas käiv teave
Ära piirdu ainult oma sõnumi sisu edastamisega. Jäta oma vastuvõtjatega kaasa ka lisateave – kontaktandmed, e-kirja märksõnad, lisamaterjalid.
Lõpetuseks, kirjalikult jagamine on suhtlemise põhioskuseks. Järgides artiklis kirjeldatud edasimineku ja kirjutamise etappe, saad sa oma kirjalikku suhtlemist oluliselt efektse suunata. Ole avatud ja julge, kasuta efektiivset suhtlusstiili ning võta vahetevahel hetk maha ja mõtle, kas lisaks nendele etappidele mõni muu element võiks sinuga paremini toimida ning sind edasiminekus aidata.