Kuidas Kirja Saata: Näpunäited ja Kuidas E-kirju Kirjutada Nagu Proff
E-kirja saatmine on tänapäeval üks levinumaid suhtlusviise. Ükskõik, kas sa otsid tööd või vajad mingit teenust, on e-kiri üks mugavamaid viise, kuidas teise inimesega suhelda. Sellepärast on oluline teada, kuidas kirja saata, et oma sõnumit selgelt ja arusaadavalt edasi anda. See artikkel annab teile näpunäiteid selle kohta, kuidas kirja saata ja kuidas kirjutada e-kirju nagu professionaal.
Loo Võimsad Pealkirjad, mis Haaravad Lugeja Tähelepanu
Esimese mulje loomine on äärmiselt oluline, kui tegemist on kirja saatmisega. Sellepärast on oluline, et sinu kirjale antud pealkiri oleks esimeseks asjaks, mida sinu vastuvõtja näeb. Veendu, et sinu pealkiri on silmapaistev ja haaramas lugeja tähelepanu.
Pealkirjas kasutatud sõnadele tasub erilist tähelepanu pöörata. Nende sõnade abil saad oma sõnumit võimendada. Kui sa tahad, et sinu kiri oleks avatud ja loetud, siis kasuta pealkirjas võimalikult omapäraseid sõnu ja väljendeid ning eristu massist. Pealkiri peaks olema informatiivne ja selle sõnad peaksid kajastusma kirja sisus.
Kogeru „Kuidas Kirja Saata“ Nippide Kasti
Järgmine samm on mõelda läbi, kuidas kirjas oma sõnum edasi anda. Selleks, et sõnum oleks efektiivne ja selge, on oluline arvestada mõne näpunäitega.
Esmalt kirjelda selgelt oma eesmärki, miks kirjutad. Seda on oluline teha, et vastuvõtja teaks, mis on kirja sisu ja millele ta peaks pöörama tähelepanu. Näiteks kui sa tahad ametikohale kandideerida, siis peaksid oma motivatsiooni ja kvalifikatsiooni kandideerimiskeelt kasutades selgelt välja tooma.
Kasuta neid samu mõtteid, mida kasutaksid suulises suhtluses, et teha kirjadele „hinge sisse“, nii et nende sisu mõjuvamaks muutuks. Kirja saaja tunneb end kui loomuliku jätkuna sellele, mida räägid. Sellepärast on oluline, et kirjutaksid nii, nagu räägiksid.
Kirjuta lühidalt ja sõnumikeskelt
Kirjas saadaval olev aeg võib olla üürikeseks ning seetõttu on oluline olla otsekohene ja selge. Kirja iga lause peaks kandma lugejale uut kvaliteediinformatsiooni, nii et tema arusaamine oleks selge. Ära oma kirjas üle krutu lauseid koostada, vaid vali sõnad hoolikalt välja – sõnad, mis annavad konkreetse sõnumi, ilma et kirja sisu kaotaksid.
Hoiatus: Liigselt kasutatud klišeed võivad olla tüütuks ja segadust tekitavad, kasutage neid seetõttu pigem mitte!
Kasuta Rütmi ja Huumorit…
Eriti pika kirja puhul võib lugeja kaotada käruni ja pole võimalik, et nad avaldused lõpuni loevad. See on ka põhjus, miks kasutada mõne kaasahaarava kirjutusstiili, mis on lõbus ja orgaanilises. See muudab kirja lugemise vähem tüütuks, laseb lugejal hoida tähelepanu universaalsete viidete peal ja on paremini meeldejääv. Loote lisaks nii ka lõõgastavama ja draamavabama keskkonna.
Kui aga märkad, et su tekst on liiga emotsionaalne, tasub seda veidi muuta. Sa ei taha, et sinu sõnum kaotab oma informeerimata tähenduse. Seega, kui rääkima hakkad, kasuta konkreetseid sõnu ja väljendeid.
Kirja lõpetamine
Kirja lõpetamine on sama oluline kui selle alustamine. Ideaalis leevendab kirja lõpus leiduv informatsioon lõppenud pingeid ning ehk inspireerib kirja saajat vastata Sinu kirja või jätkata mingit tulevast koostööd. Või siis annab põhitõdede kokkuvõtve ja omakorda teeb lugejale äraoleku selgemaks.
Head viisid kirja lõpetamiseks võib kaasa aidata ka lõbusas ja rõõmus toonis ”jaga edasi!” Või hoopis ”Ma olen kindel, et koostöö tuleviku suhtes on paljulubav!”
Kokkuvõte
Selle artikli näpunäidete järgimine peaks sulle andma piisavalt tööriistu, et kirju saates end professionaalselt tunda. Loomulikult on lisaks reeglitele ka oluline veenduda, et kirjakeelsest kurssi oled ning õgua oma kirja õigekeelsuses, plagiaadivabuses ja grammatikas. Iga kirja puhul on oluline, et kirja sisu oleks lugejale huvitav ja informatiivne. Edu kirjutamisel!