Miks on dokumendihaldus oluline
Dokumendihaldus on asjakohane kõikidel ettevõtetel, organisatsioonidel ja organisatsiooniüksustel, kellel on vaja hallata andmeid ja dokumendid paberil või elektrooniliselt. Dokumendihalduse protsessid on aluseks, millele tugineb kogu organisatsiooni juhtimine, tööprotsessid, teabehaldus ja -säilitus, kommunikatsioon, juurdepääsu kontrollimine ning õiguslik ja auditi vastavus.
Selleks, et organisatsioonil oleks hea ülevaade oma tegevusest, peab olema kõikide dokumentide haldus korraldatud. Halva dokumendihalduse korral lähevad paljud olulised dokumendid kaotsi või muutuvad loetamatuks. Samas piisavalt head dokumendihaldust kasutav organisatsioon võib parandada tõhusust, vältida probleeme vastavusega ning tõsta oma mainet ja klienditeenindust.
Dokumendihaldus aitab vältida andmete kadumist ja dokumendi kaotust
Tänapäeval hoitakse üha rohkem andmeid elektrooniliselt ning dokumendi haldussüsteem on ilmselgelt kuluefektiivsem kui paberil haldamine. Elektrooniline dokumendihaldus võimaldab täpset, mitmekülgset ja usaldusväärset teabehaldust, tagades dokumentide kättesaadavuse ja integreerituse organisatsioonide kõikidesse äriprotsessidesse.
Ühtlasi aitab dokumendihaldus vältida andmete kadumist ja dokumendi kaotust. Dokumendi haldamisega on võimalik seada piiranguid sellele, kes dokumendi koostas, kes seda saab muuta ning kes seda näha saab. Viimane aspekt on põhiline, kui organisatsiooni dokumentidel on õiguslik kaal.
Dokumendihaldus vähendab protsesside aega ja kulusid
Dokumendihaldus aitab ka vähendada protsesside aega ja kulusid. Elektroonilised dokumendid saavad automaatset tõukamist ning neid saab hankida kiiresti ja lihtsalt. Selle tulemusena toob halva dokumendihalduse korral protsess rohkelt tõrkeid ja ajakulu.
Dokumentide halduskava täitmisel saavad organisatsioonid kasutada kõiki teabeallikaid, mis on seotud organisatsiooni dokumentide haldamisega. Ühtlasi on dokumentide halduskava täitmisega seotud enneolematud võimalused andmete arhiveerimise ja säilitamise valdkonnas. Andmete säilitamine on oluline, kuna halva kvaliteediga häirete korral võib nõuda dokumentide ulatuslikku taastamist pärast andmete kustutamist.
Dokumendihaldus on oluline, tagamaks vastavust
Lisaks dokumentide kadumise ja protsesside ajakulu vältimisele aitab dokumendihaldus tagada ka andmete ja ettevõtte usaldusväärsust. Halva dokumendihalduse tulemusena tekivad tavaliselt usalduse kaotused – nii sise- kui välisklientide seas. Mõlemad võivad tõsiselt kahjustada ettevõtte mainet ning rikkuda selle tootlikkust.
Dokumendihaldus tagab ka vastavuse andmekaitse määrusega, mis kehtib avalikule sektorile ning kõigile teistele organisatsioonidele, kes käitlevad isikuandmeid. Dokumendihalduse protsessid aitavad tagada andmete ja isikliku teabe säilitamise ning lapse kulud lähevad korda.
Kokkuvõte
Dokumendihaldus on oluline kõikidel organisatsioonidel, olles protsess, mis tagab dokumentide nõuetekohase käsitlemise ja säilitamise. Dokumentide kaotsiminek ja halvasti haldamine võib olla tõsine probleem, mis toob kaasa ootamatu viivituse protsessides ja kahjustab organisatsiooni mainet ning klientide usaldust.
Halva dokumendihalduse tagajärjeks on kaariertega seotud probleemid ja üldine mainekao, mis pikas perspektiivis võib viia ettevõtte kadumiseni. Hästi funktsioneeriv dokumendihaldussüsteem aitab vältida selliseid probleeme ning tagada organisatsioonile eduka tuleviku.