Kuidas saata edasi digiallkirjastatud dokumenti
Tänapäeval toimub paljude dokumendihalduse protsesside enamus online-keskkonnas. Interneti kaudu saame suhelda igal ajal ja igal pool. Seega, kui on vaja saata edasi digiallkirjastatud dokumente, siis saame seda teha ka vaid paari hiireklikiga. Täiendavate seletustega suudame seda toimingut teha ilma, et peaksime kodunt või kontorist liikuma. Selles artiklis vaatleme erinevaid viise, kuidas saata edasi digiallkirjastatud dokumenti.
Valmistage ette oma dokumendid
Enne kui saate alustada dokumendihaldusprotsessi, peate veenduma, et kõik on valmis. See tähendab, et peate olema kindel, et teie dokument on ette valmistatud õigesti enne digiallkirjastamist. Veenduge, et teie dokumenti on täidetud kõik vajalikud väljad ja et kõik andmed on õiged.
Kontrollige oma digiallkirja kasutustingimusi
Enne kui saadate e-kirja, tuleks kindlasti kontrollida, kas teie digiallkirja kasutustingimused lubavad dokumentide vahetamist e-posti kaudu ja vajadusel kohandada neid vastavalt. Paljud digiallkirja teenused on võimaldanud dokumente vahetada ainult nende endi keskkonna kaudu. Seetõttu on oluline veenduda, et selleks oleks luba ja et te võite dokumendi interneti kaudu edastada.
Saada dokumendid e-posti teel
E-posti teel dokumendi saatmine on kahtlemata üks lihtsamaid ja tavalisemaid viise saata edasi digiallkirjastatud dokumenti. E-kiri võib sisaldada dokumendi manustevälja, kust saaja saab allkirjastatud dokumendi alla laadida. Kui aga saate dokumenti edastada vahendi abil (nt DocuSign), saate seda teha ka läbi enda dokumendihaldusvahendi.
Lae dokumendid üles veebiserverisse
Üleslaadimine veebikatsetesse võib olla tõhus viis digitaalsete dokumentide saatmiseks sihtrühmale. Veebiserverid võimaldavad teil dokumente üles laadida ja saata need oma sihtrühmale, ilma et peaksite dokumendi manustama. Sellega kaasneb tavaliselt ka eelnevalt valitud manustamise piirmäära vaevaga ületamise tõenäosuse vähenemine.
Kasutage “Cloud” dokumendihaldusteenuseid
Dokumendihaldusteenused võimaldavad oma võrgus hoida, sünkroonida ja jagada faile erinevates seadmetes ja teha seda ülivõimsalt ja lihtsalt. Sellega kaasnevad tasulised teenused, et saada juurdepääsu palju võimsust pakkuva peamise järelvalve ja kasutajajuhtimisvahendi juurde. Lisaks toetatakse selliseid teenuseid tavaliselt API, mis pakub võimalust kohandada erinevaid võimalusi igas konkreetses kasutuskontekstis.
Kasutage tarkvara kontorite varundamiseks
Tarkvara võimaldab teil printsipiaalselt mitte ainult digiallkirjastada, vaid ka jagada dokumente. Teise võimalusena võite kasutada dokumentide jagamise tarkvara. Annate oma dokumentidele juurdepääsu väga paindlikult, kuid ühtlasi peaksite pöörama tähelepanu ka turvaolukorrale.
Kokkuvõte
Siinkohal saime vaadelda erinevaid viise, kuidas saata edasi digiallkirjastatud dokumenti. Nagu näha, on tänapäevaste digitaalsete lahenduste tulekuga see protsess muutunud ülikiireks, intuitiivseks ja mugavaks. Vaja on vaid tasuvad dokumendihalduslahendused valida ning mingit oskustepagasit ei pea üldse vaja olema. Valige endale sobiv lahendus ning hoidke oma aja kulutamine minimaalsena.