Kuidas Allkirjastada Dokumenti Digitaalselt: Informatiivne Artikkel Digiallkirjastamise Kohta
Digitaalallkirjad on populaarne viis dokumentide allkirjastamiseks võrgus. See lihtne lahendus säästab kviitungite allkirjastamisel aega ja vaeva, kuid kuidas see protsess täpselt toimib? Selle artikli eesmärk on anda teile kõik vajalik teave digitaalselt allkirjastatavate dokumentide kohta.
Jaotis 1: Digitaalsed allkirjad – missugused ja kuidas toimivad?
Digitaalne allkiri on elektrooniline meetod dokumentide allkirjastamiseks. Digitaalset allkirja saab kasutada kõikjal, kus on olemas internetiühendus. Digitaalne allkiri on tavaliselt turvalisem kui paberkandjal allkirjastamine, kuna digitaalne allkiri sisaldab teavet allkirjastaja kohta, samuti allkirja salvestamise aega ja kohta.
Digitaalallkirja loomiseks on mitu erinevat meetodit, kuid kõige levinum meetod on Public Key Infrastructure (PKI). PKI protsessis loob allkirjastaja privaatse võtme, mida kasutatakse allkirja loomisel. Allkirja vastuvõtja saab kasutada allkirjastaja avalikku võtit allkirja autentsuse kontrollimiseks. PKI on tuntud kui kõige turvalisem allkirjastamisviis, kuna ainult allkirjastaja privaatne võti on võimeline luua tõeliselt autentse allkirja.
Jaotis 2: Koostage digitaalselt allkirjastatav dokument
Digitaalse allkirjastamise protsess algab dokumentide koostamisega. See võib hõlmata üksikasjalikke lepinguid, litsentsilepinguid, volikirju, töövõtulepinguid ja palju muud. Kuidas dokumenti koostada, nii et see oleks valmis digitaalselt allkirjastamiseks ja kõik oluline oleks selles olemas?
Esimene samm on dokumentide allakirjutamine. Seejärel tuleb dokumentide salvestamiseks valida formaat ja salvestada see faili. On soovitatav kasutada populaarseid formaate nagu PDF, TXT, DOC või DOCX.
Teine samm on tagada, et dokument oleks piisavalt turvaline. Piisava turvalisuse tagamiseks peaksite oma kausta piirama, tagama ligipääsu ainult vajalikele isikutele.
Kolmas samm on valida allkirjastamise meetod. Kaks peamist allkirjastamismeetodit on nutiseadmete meetod ning ID-kaardi meetod. Nutiseadmete meetodil allkirjastamiseks on vaja nutiseadet, kus on ID-kaardi vahendus. ID-kaardi meetodil on vaja ID-kaarti, kaardilugejat ning ID-kaardi PIN-koodi.
Neljanda sammuna allkirjastab allkirjastaja digitaalallkirjaga dokumendi.
Lõpetuseks peaksite dokumenti postitama või saatma selle e-posti teel.
Jaotis 3: Allkirjastatud dokumenti säilitamine
Allkirjastatud dokumente tuleks säilitada piiratud juurdepääsuga kaustades. Need kaustad tuleks kaitsta piisavalt tugeva parooliga, et saaksid neile ligi ainult need inimesed, kellel on selleks piisav läbipaistvus. Hea võimalus on kasutada pilveteenuseid, nagu Google Drive, DropBox, OneDrive ja iCloud – näiteks on seal usaldamisväärsed turvameetmed.
Jaotis 4: Pärast digitaalallkirja andmise dokumenteerimine
Dokumenteerimine on dokumentide allkirjastamise üks olulisemaid osi. Kõik dokumendid, mis sisaldavad digitaalallkirju, peaksid olema üksikasjalikult dokumenteeritud. Dokumendil peaks olema täielik ülevaade sellest, kes on allkirjastanud dokumendi, millal ja kus dokumenti allkirjastati.
Kokkuvõte:
Digitaalne allkirjastamine on hõlpsalt ja turvaliselt saavutatav mistahes kohas, kus on internetiühendus. PKI meetodeid kasutatakse tavaliselt selleks, et tagada dokumendi turvalisus. Dokumente tuleks hoida kaitstult ja olla kindlad, et kontrollitakse dokumendi allkirja autentsust. Allkirjastajaid jälitavad õiguslikud kohustused ning dokumenteerimise puudumine võib tekitada mõningaid probleeme paberimajanduses. *******************************************************************************
Eesti allikatest teadlikult kadus suurem osa eesti sõnu, mistõttu võib artikkel olla täis rahvusvahelisi mõisteid. Aga kokkuvõttes on lugu sama – allkirjastamise protsess on turvaline, lihtne ja hõlpsalt saavutatav. Nii et miks mitte minna digitaalse allkirjastamise juurde juba täna ise? Digitaalsignatuuride ja allkirjade tegemine pole veel kunagi olnud nii lihtne!