Mis on kuludokument?
Kuludokument on finantsdokument, mis kajastab ettevõtte tarbitud kaupu ja teenuseid. See on tavaliselt üks osa raamatupidamisaruandest, kuid võib esineda ka eraldi dokumendina. Kuludokument esitatakse tavaliselt koos arvega ja see sisaldab olulist finantsinformatsiooni.
Kuludokumendi eesmärk
Kuludokumenti kasutatakse peamiselt selleks, et jälgida ja jäädvustada kogu ettevõtte kulutusi. Kuna kuludokumendi koostamisel sisestatakse üksikasjalikud finantsandmed, annab see ettevõttele täieliku ülevaate oma kulutustest.
Kuludokumendi näidis
Kuludokument sisaldab tavaliselt järgmisi üksikasju:
Maksetaotleja nimi – see on isik või ettevõtte nimi, kes maksab teenuse või kauba eest.
Teenuse või kauba kirjeldus – selgitus, mis kirjeldab, kuidas kaupa või teenust kasutati.
Maksete üksikasjad – makse summa ja kuupäev.
Arve number ja kuupäev – need üksikasjad aitavad eristada erinevaid arveid kuludokumentides.
Vajadus kuludokumentide järele
Kuludokumentide esitamine on hädavajalik, kuna see aitab ettevõttel oma kulutusi paremini juhtida ja finantside kontrolli all hoida. See lisaks aitab näidata, et makseid on õigeaegselt ja korrektselt tehtud.
Kuludokumendi vormistamine
Kuludokumendi koostamine on tavaliselt lihtne. Kui ettevõte on arvet tasunud, saate kuludokumendi vormistada, esitades arvele kogu vajaliku finantsinformatsiooni.
Kuludokument sisaldab sageli järgmisi üksikasju:
Kulude kuupäev
Teenuse või kauba nimetus ja võimaluse korral kirjeldus
Kulude summa ja valuuta
Makseviis
Maksetähtaeg
Põhjendused, miks kulud tehti.
Peale selle annavad tavalised kuludokumendid ettevõtetele palju kasulikku teavet, mis aitab neil mõista oma kulutuste väljaminekuid ja finantsolukorda.
Miks on kuludokument oluline?
Kuludokument on oluline, kuna see annab ettevõtetele täieliku ülevaate kuludest ja finantsolukorrast. Kuludokument võimaldab ettevõtetel paremini oma kulutusi jälgida ja hinnata, kas kulud on õigustatud või mitte.
Kuludokumentide tähtsus suureneb niipea, kui ettevõte on laienenud. Kuna ettevõte osutab teenuseid rohkematele klientidele ja sooritab rohkem tehinguid, suureneb ka kulude arv ja nendega tegelemine muutub keerukamaks. Sel põhjusel on kuludokumendi pidamine väga oluline, kuna see kajastab ettevõtete terviklikku finantsseisu.
Kokkuvõte
Kuludokument on vajalik finantsdokument, mis aitab ettevõtetel jälgida oma kulutusi. See võimaldab ettevõtetel paremini mõista oma finantsolukorda ning hinnata, kas kulutused on õigustatud või mitte. Kuludokument sisaldab üksikasjalikke finantsandmeid, sealhulgas maksetaotleja nimi, teenuse või kauba kirjeldus, maksete üksikasjad, arve number ja kuupäev, kulude kuupäev, nimetus, summa ja valuuta, makseviis, maksetähtaeg ning põhjendused, miks kulud tehti.
Soovitused
– Kuludokument peab sisaldama kõiki kehtivaid finantsinformatsiooni.
– Kuludokument peab olema täpne ja täielik ning vormistatud õigeks ajaks.
– Kuludokumentide koostamine tuleb teha koheselt pärast kululaekumist.
– Kuludokumentide hoidmine on soovitatav ka elektrooniliselt.
– Kuludokumentide käitlemisel tuleb järgida kõiki kinnitatud protseduure.