Mis on Dokumendihaldus?
Dokumendihaldus on protsess, mille eesmärk on jälgida, organiseerida ja hoida arhiveeritud dokumente ja andmeid. Selle eesmärk on tagada, et asjakohased dokumendid oleksid igal ajal kättesaadavad ning korraldada nende hoidmine, kaitsemine ja hävitamine vastavalt õigusnõuetele.
Dokumendihalduse süsteemid aitavad ettevõtetel efektiivsemalt hallata dokumentide voolu ja tõhustada ettevõtte tõhusust. Nende süsteemide haldamiseks kasutatakse üldjuhul tarkvara.
Dokumendihalduse tüübid
Dokumendihaldust on kahte tüüpi: elektrooniline ja paberkandjal. Elektrooniline dokumendihaldus on seotud digitaalsete dokumentidega, mis on veebipõhised ja digitaalselt allkirjastatud.
Paberkandjal dokumendihaldus on seotud salvestamisega füüsilisel kujul. See hõlmab dokumendi tüübi, süsteemi mahutavuse ja dokumentide kättesaadavuse määramist.
Dokumendihalduse eelised
Dokumendihalduse eelisteks on suurepärane vajaliku teabe praktiline hoiustamine ja selle osakondade vahelise tõhusa jagamise tagamine.
Informatsiooni hõlpsam ligipääs
Dokumendihaldussüsteemi kasutamise abil saab ettevõte säästa aega ja vaeva ning tagada kiire ja lihtsa juurdepääsu nii digitaalse kui ka paberkandjal dokumentidele.
Suurem tööviljakus
Kuna dokumendihaldus aitab suurendada dokumendi haldamise tõhusust, võimaldab see ettevõttel parandada oma tööviljakust.
Kaitse dokumentide eest
Dokumendihaldussüsteemid hõlbustavad ettevõtetel documentide turvalist kättesaadavust ja säilitamist, samuti võimaldavad need neil paremini jälgida, kes dokumendidsega tööd teeb.
Elsegnevuse kõrvaldamine
Kuna dokumendihalduse tarkvara võtab ettevõtte dokumentide haldamise enda alla, elimineerib see tüütu ja keerulise manuaalse dokumentide haldamise ning vajadusel võimaldab neid elektroonselt edastada.
Paremad vastutuselevõtmise võimalused
Kui dokumendihaldus on korraldatud tõhusalt, suureneb ettevõtte vastutusalast arusaamine ja kaitse selle eest, et dokumendid pääseksid valede inimeste eest kätte.
Dokumendihalduse vajadus
Dokumendihalduse süsteemid on vajalikud organisatsioonidele, mis vajavad juurdepääsu paljudele dokumentidele. Nende abil hoitakse dokumente turvalises kohas, tagatakse dokumentide kättesaadavus ja võime nad leida, kaitstuna häkkerite, tulekahjude ja varguste eest.
Dokumendihalduse viisid
Ettevõtted saavad oma dokumendihaldust hõlbustada järgmistel viisidel.
Automaatne töövoog
Automaatse töövoo tarkvara võib aidata ettevõtetel dokumendihaldust hõlbustada.
Dokumendi skaneerimine
Kui ettevõte käitleb suurt hulka dokumente, võib need skaneerida digitaalselt ja hoida veebipõhises dokumendihaldussüsteemis.
Dokumendi identifitseerimine
Ettevõtted peaksid tagama, et kõik dokumendid oleksid korrektselt tuvastatud ja kaitstuna võimalikest ohtudest.
Dokumendi hoid
Ettevõtted peaksid tagama, et kõik dokumendid oleksid turvalises kohas ning et kõigil, kellel on documentidega tööd teha, oleks selleks vajalikud õigused.
Dokumendi hävitamine
Ettevõtted peaksid hävitama või kustutama dokumente kohe, kui nende säilitamine pole vajalik ning tagama, et dokumentide hävitamisseadmed oleksid turvalises kohas.
Kokkuvõte
Dokumendihaldus on ülioluline organisatsiooni tõhususe ja dokumentide turvalisuse tagamiseks. Selle süsteemide kasutamine võimaldab ettevõtetel oma dokumente hõlpsamalt hallata ning hoida neid turvaliselt kättesaadavana. Dokumendihalduse tarkvara võib aidata ettevõtetel suurendada nende dokumentide haldamise tõhusust ja parandada nende tööviljakust. Nendest süsteemidest saavad kasu suured ja väikesed ettevõtted, kes tegelevad suure dokumentide hulgaga.