Mis projekt: Kõik, mida peaksid teadma edu saavutamiseks
Projektide juhtimine on vältimatu, kui tahame oma eesmärke saavutada ja edukad olla. Ükskõik, kas olete väikeettevõtea ego või suur rahvusvaheline korporatsioon, projektide juhtimine on võtmeks edukuse saavutamiseks. Selles artiklis uurime, kuidas planeerida ja juhtida projekte tõhusalt.
Juhtimiskeskkond
Tegemist on kompleksse keskkonnaga, mis koosneb inimestest, ideedest, vahenditest ja ajast. Iga projekti eripära on erinev, kuid projektijuhi ülesanne on teha kindlaks, mis on vajalik edukaks tulemuseks, võttes arvesse organisatsiooni eesmärke, kultuuri, väärtusi, kliendi vajadusi ja eelarvet. Projektijuhtimine on protsess, mis koosneb viiest etapist: algus, planeerimine, teostus, jälgimine ja kontroll ning lõpetamine.
Algusetapp
Enne projektiga alustamist peab projektijuht määratlema, mis on kliendi vajadused ja eesmärgid. Kui projekti eesmärk on arusaadav, peab projektijuht määratlema projekti piirid ja otsustama, millised etapid ja šabloonid projekti alustamiseks on vajalikud.
Planeerimine
Planeerimise etapis peab projektijuht looma samm-sammult plaani, mis on vajalikud projekti edukaks lõpetamiseks. Selles etapis loob projektijuht projekti käigus vajalike eelduste (tellija palve, projekti eesmärk, projekti raamistik jm), teostusprognoosi (ajakava, ressursside planeerimine, kulu arvestamine), riskihinnangu ja riskijuhtimise plaani. Planeerimine on kõige olulisem projekti etapp, kuna siin määratakse kindlaks projektijuhi, projektitiimi ja tellija rollid, kavandatakse ressursside kasutamist, määratakse projekti tulemused ning hindamine ja kontroll, kuni projekt lõpetatakse.
Teostus
Projekti teostamise ajal viib konkreetne meeskond ellu ja jälgib projekti kava täitmist. Projektitegevuse juhendab projektijuht, kes tagab projekti edukuse, kliendi vajaduste täitmise ning töötajate, protseduuride ning tehnoloogia heade tulemuste. Projekti teostamise faas võib jagada kahekaks osaks, millest esimene osa hõlmab projekti etape ettevalmistust ja teine osa hõlmab tegevuse elluviimist, selle juhtimist ning tulemuste jälgimist.
Jälgimine ja kontroll
Jälgimisfaasis peab projektijuhil olema päevakavas projekti sisuline jälgimine, et tagada projekti tähtaegne ja edukas üleehitamine. Töövõime hinnatakse projekti eesmärkide ja kohusetundliku seisukorra järgi, et tagada etappide lõpetamine ajakava ja eelarve piires. Selles faasis peab projektijuht teostama ka muudatusi, et tagada projekti sujuv kulgemine.
Lõpetamine
Projekti lõpetamine võib olla viimane, kuid üks olulisemaid etappe projektijuhtimises. Õnnestunud projektid juhitakse tasakaalustatud viisil ning eesmärkidena saavutatakse kvaliteet, ajakava ning eelarve. Projekti lõpetades peaks ettevõte suutma tagada ka oma äripartnerite, hea nime või maine ning tugevad suhted. Projektjuhil on oluline varaga seotud teave ja seda on äärmiselt oluline hoida organisatsiooni andmebaasi.
Kokkuvõte
Projektijuhtimine on keskne aspekt, mida iga ettevõte vajab, olenemata tema suurusest. Projektijuhtimise parimad praktikad on kultuuris, organisatsiooni struktuuris ja tegevuskavas kõige tähtsamad. Projekte tuleb alati hoolikalt kavandada, et tagada projektide õnnestumine ning tulemi saavutamine ajakava ja eelarve piires. Projekti juhtimine nõuab distsipliini, oskusi, õiget suhtumist, ressursside programmeeringut ning probleemide lahendamise võimekust. Kõik need omadused saavad toimida koos eesmärkide saavutamisel ning organisatsiooni tulevikus edu saavutamises.